Kursporten

Under innstillinger finner du forskjellige verktøy som for eksempel Dynamiske skjema, Varslinger, Administrer kanaler osv.

Dynamiske skjema

Under dynamiske skjema finner man påmeldingsskjema. Første gang du logger inn på kursporten, vil det kun ligge et skjema tilgjengelig. Dette er standardskjema. Du kan endre på standardskjema ved å klikke deg inn på skjemaet.

Du kan legge til nye felttyper ved å klikke i menyen til venstre. Nye felt blir da lagt til under. Du kan enkelt endre rekkefølgen på feltene ved å klikke på de ulike feltene og dra de oppover eller nedover.

Sletting av felt gjøres ved å klikke på søppelkassen, og endring av feltets innstillinger gjøres ved å klikke på innstillingsikonet.

Dersom ingen felt i påmeldingsskjema er definert som grupperingsfelt, vil det vises en advarsel om dette, som vist i figur 3. Ved hjelp av grupperingsfelt vil deltakere av for eksempel samme firma, samme navn eller lignende legges i samme gruppe. Et eksempel kan være dersom alle ansatte fra Enovate melder seg på et kurs, vil alle ansatte legges i en egen gruppe, Enovate, i brukeradministrasjonen.

For å opprette et grupperingsfelt, klikk på Tekstfelt under felttyper. Klikk deretter på innstillingsikonet på den nye tekstfeltet. Sett navn på gruppen, for eksempel Firma, og huk av for Obligatorisk og Opprett gruppe basert på dette felt. Dersom du vil legge deltakerne i eksisterende grupper, kan du huke av for Bruk gruppehierarkivelger og Velg rotgruppe. Velger du Brukeradministrasjonen, kan deltakerne velge alle gruppene som ligger her.

Kryss ut vinduet når du er ferdig.

Ved å huke av i boksen med ikon for de tre menneskene, gjør du det mulig for en deltaker å melde på hele grupper.

Du kan opprette nye påmeldingsskjema når du oppretter kurstyper eller kurs. Ved å sette egne navn på påmeldingsskjema og huke av i boksen for Skjema skal være tilgjengelig for andre kurs, kan du bruke skjema om igjen på andre kurs uten å måtte opprette nytt for hver gang. For å velge et påmeldingsskjema som har blitt opprettet tidligere, klikk på Velg annet påmeldingsskjema.

Varslinger

Som ved påmeldingsskjema ligger det også inne standardvarslinger. Disse er varslinger ved påmelding som sendes ut til instruktøren og deltakeren som melder seg på.

Du kan endre og/eller legge til ekstra varslinger på standarsvarslingen ved å klikke på Vis/endre og deretter Opprette varsling eller Redigere de varslingene som allerede er opprettet.

Ved påmelding

De to feltene som er synlige når en klikker inn på varslinger, kan brukes til å opprette melding til deltakere etter at de har fylt ut påmeldingsskjema. En kan skrive en bekreftelsestekst på at deltakeren har fått plass på kurset i feltet for Bekreftelse ved plass på kurset, en tekst som forklarer at kurset er fullt og at deltakeren er blitt lagt inn på venteliste i feltet for Tilbakemelding når deltager har blitt lagt inn på venteliste. Teksten vil da bli synlig for deltakere når de har sendt påmeldingsskjemaet til kurset ditt. For at deltakere skal bli lagt inn på venteliste, må en huke av for Bruk venteliste når en oppretter et kurs.

Deltakere

Du kan velge om deltakerne skal få varsling ved påmelding, påminnelse om tid osv.

Deltakere som er satt på venteliste, vil få en varsling for påmelding når de flyttes fra ventelisten over til deltakerlisten.

Ved påmelding kan du enkelt sende ut en varsling med link for bekreftelse. Deltakere får da en automatisk melding med en link som de må klikke på for å bekrefte påmelding.

For å sende ut en slik melding, må du først klikke på opprett varsel. Dersom det allerede er en varsling ved påmelding, som vist i figur 7, kan du endre på denne. Klikk på Vis/Endre til høyre for varslingen. Du får da opp et nytt vindu med all informasjonen om varslingen. 

For å sende med link for bekreftelse, klikker du på System som står over tekstfeltet og velger ”CONFIRM_PARTICIPATION_VIA_EMAIL_LINK”.

Husk å sette markøren i enden av teksten i tekstfeltet før du klikker på system slik at linken kommer nederst i tekstfeltet. Feltet lagres automatisk når du klikker utenfor feltet.

Kryss ut boksen ved å klikke på krysset i høyre hjørne av boksen. Alle som nå melder seg på kurset vil få en e-post med link for å bekrefte påmelding.

Kursarrangører

En kursarrangør kan for eksempel være en instruktør, en foreleser eller en annen rolle du har opprettet som det er behov for på ditt kurs.

For å sette opp en varsling til en kursarrangør klikker du på Opprett varsel. Du får da opp en ny varsling. Klikk på Vis/endre for å tilpasse varslingen.

Du kan velge hvem som skal motta varslingen ved å klikke i boksen under mottaker og klikke på valgt rolle i nedtrekksgardinen. Du kan også velge om arrangøren skal motta SMS eller e-post og når varslingen skal sendes ut.

Når du legger til meldingstekst, kan du legge til dynamiske ord som mottaker, tider og aktivitet. 

Du kan se i Figur 13 at dynamiske ord MOTTAKERFORNAVN, AKTIVITETSNAVN, STARTDATO og STARTTID er lagt til i meldingsteksten.

I systemet er det kun instruktøren som har standard rolle/ kurs arrangør. Du kan legge til flere roller under Administrer instruktørroller. En beskrivelse på dette kommer senere i denne manualen.

Administrer kanaler

Du kan publisere kurset ditt på forskjellige nettsted som for eksempel egen hjemmeside. En slik nettside kalles for en kanal i kursporten, og du kan legge til så mange kanaler du bare vil. Ta kontakt med Enovate for å legge til en ny kanal. Funksjonen for å publisere i Facebook er blitt avviklet.

Ved å klikke deg inn på en kanal, kan du endre på arkfanetittel på planlagte kurs og kurs vi tilbyr. Arkfanetittel er testen som står over alle planlagte kurs og kurs vi tilbyr på kanalene som kurset er publisert på.

Administrer instruktørroller

Du kan opprette forskjellige roller som for eksempel instruktør, foreleser, leder osv.

Instruktør er standardrolle, men du kan endre på dette om du ønsker det. Ved å opprette forskjellige roller kan du opprette egne varslinger til de forskjellige rollene. Du kan for eksempel opprette Scandic hotell som en rolle, slik at når deltakere melder seg på kurs, får hotellet en varsling om at de må booke rom til deltakeren, evt. en varsling som går ut dagen før kursdagen, med påminnelse om at det kommer X antall kursdeltakere på kurs i morgen.